Должностная инструкция Секретаря руководителя Печать
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (примерная)
Секретаря руководителя (организации, предприятия учреждения) 1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется: законодательными актами Украины, Уставом предприятия, Положением о функциональных службах предприятия, приказами (указаниями) руководства предприятия, нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства, настоящей должностной инструкцией.

2.Квалификационные требования:на должность секретаря назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей.

3.Секретарь должен знать:
- перспективы развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организацию работы с документами, составления документации;
- организацию управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевод служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
- культуру труда и служебной этики;
- охрану труда, технику безопасности и противопожарной защиты.

4.Функциональные обязанности.

Секретарь должен:
4.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивающих финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
4.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
4.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
4.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
4.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
4.7. Вести прием посетителей.
4.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия (если на предприятии отсутствует инспектор по кадрам):
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
4.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
4.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
4.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
4.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
4.13. Документировать деятельность совещательных органов предприятия.
4.14. Осуществлять оперативно-организационное обслуживание руководства.

5. Права
Секретарь имеет право:
5.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
5.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
5.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления согласно национальным и международных правил оформления документов.
5.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
5.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
5.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
5.7. Принимать решения в пределах своей компетенции.
5.8. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

6. Ответственность
Секретарь несет ответственность за:
6.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
6.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
6.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально".
6.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

7. Прочие условия

Настоящая Должностная Инструкция сообщается Секретарю под расписку. Один экземпляр Инструкции хранится в личном деле работника.

С инструкцией ознакомлен и обязуюсь выполнять___________________(Подпись)
"______"______________200___ г.