Должностная инструкция Секретаря руководителя

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

Предлагаем Вашему вниманию должностные инструкции работников некоторых отраслей. Все образцы должностных инструкций являются примерами либо типовыми формами. Это скорее методические рекомендации по составлению должностных инструкций, которые помогут специалистам кадровых служб, отделов организации и оплаты труда адаптировать примерные образцы должностных инструкций под специфику конкретной организации. За содержание документов администрация сайта ответственности не несет. Присылайте свои должностные инструкции, и они будут размещены в этом разделе сайта.

Должностная инструкция Секретаря руководителя

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (примерная)
Секретаря руководителя (организации, предприятия учреждения) 1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется: законодательными актами Украины, Уставом предприятия, Положением о функциональных службах предприятия, приказами (указаниями) руководства предприятия, нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства, настоящей должностной инструкцией.

2.Квалификационные требования:на должность секретаря назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей.

3.Секретарь должен знать:
- перспективы развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организацию работы с документами, составления документации;
- организацию управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевод служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
- культуру труда и служебной этики;
- охрану труда, технику безопасности и противопожарной защиты.

4.Функциональные обязанности.

Секретарь должен:
4.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивающих финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
4.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
4.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
4.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
4.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
4.7. Вести прием посетителей.
4.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия (если на предприятии отсутствует инспектор по кадрам):
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
4.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
4.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
4.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
4.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
4.13. Документировать деятельность совещательных органов предприятия.
4.14. Осуществлять оперативно-организационное обслуживание руководства.

5. Права
Секретарь имеет право:
5.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
5.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
5.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления согласно национальным и международных правил оформления документов.
5.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
5.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
5.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
5.7. Принимать решения в пределах своей компетенции.
5.8. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

6. Ответственность
Секретарь несет ответственность за:
6.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
6.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
6.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально".
6.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

7. Прочие условия

Настоящая Должностная Инструкция сообщается Секретарю под расписку. Один экземпляр Инструкции хранится в личном деле работника.

С инструкцией ознакомлен и обязуюсь выполнять___________________(Подпись)
"______"______________200___ г.