Управление временем – очень актуальное направление развития человека в современном мире. Вокруг говорят об увеличении темпа жизни, о науке, которая развивается в геометрической прогрессии, о том, что нужно бежать все быстрее, чтобы оставаться на месте. Именно в связи с этим методики управления временем подчас воспринимаются многими как навыки «впихивания» в один и тот же промежуток времени как можно большего количества действий.

В реальности же задача тайм-менеджмента – повышение эффективности жизни вовсе не через повышение ее темпа, а совершенно другими способами. Собственно, о способах ниже.

Последнее предупреждение:

Так как вопросы тайм-менеджмента или управления временем, тонко балансируют на грани деловой эффективности и личностного роста, далее в этой статье речь пойдет не только и не столько о бизнес-методиках, а в большей степени о диагностических инструментах, которые стимулируют вас задуматься и даже могут затронуть какие-то жизненные установки.

Для того чтобы воспользоваться этими инструментами, приготовьте лист бумаги и ручку.

Небольшая вводная

Недавно на семинаре по тайм-менеджменту участники образно изобразили управление временем.

Главный герой картины – Лосьоленебык. Вообще это олень (открою вам тайну: так, оказывается, в банковской системе называют надоедливых занудных клиентов, которые тратят массу времени банковских работников, при этом прибыль от которых стремится к нулю), с рогами лося (так получилось в силу неопытности художников) и мордой быка, за что он и получил свое название.

Так вот, этот самый Лосьоленебык, символизирующий собой незапланированных посетителей, бежит по колесу жизненного баланса (есть такая известная методика в лайф-коучинге), или даже скорее в этом самом колесе (как та самая белка в колесе). Бежит он от поглотителей времени, таких как социальные сети, программы для быстрого обмена сообщениями и принятие алкоголя на рабочем месте. Одновременно в Лосьоленебыка стреляет охотник, символизирующий собой форс-мажор.

Обратите внимание, что Лосьоленебык не просто бесцельно перемещается по колесу, а еще и бежит по аллее, символизирующей перспективу и долгосрочные цели. В одной конечности у этого создания ежедневник, в которые он прямо на бегу записывает приходящие ему в голову гениальные идеи. В другой конечности у него мобильный телефон, по которому он пытался дозвониться в МЧС (стреляют же), но телефон разрядился, в связи с чем Лосьоленебык плачет, именно поэтому у него красные глаза. Хотя, судя по нимбу, плакать ему уже поздно, так как пули охотника достигли своей цели.

Отталкиваясь от этой весьма забавной картинки, мне удалось составить альтернативный словарик тайм-менеджмента (вот уже буквально сейчас вам пригодится лист с ручкой).

Управление временем

Данный термин весьма странен по своей сути, так как сложно себе представить управление тем, что неуправляемо. Время для человека – единственный невозобновимый ресурс, оно необратимо, именно поэтому логичнее говорить об управлении собственной эффективностью или о рациональном управлении собственной жизнью.

Ответьте себе на несколько вопросов (это можно делать по количественной, например, 10-балльной шкале):

• Насколько эффективна ваша жизнь?
• Насколько высока ваша удовлетворенность основными аспектами жизни (работа, здоровье, семья и др.)?
• Как часто у вас присутствует твердая уверенность, что вы достигаете поставленных целей?
• Как часто вам удается выполнить все, что хочется сделать?

Если на большую часть вопросов вы ставите себе высокие оценки, и сами вопросы не вызвали у вас впечатления недовольства, обиды, раздражения, - отлично, ваша эффективность высока.

Если же оценки скорее низкие, у вас присутствует неудовлетворенность, постоянное желание что-то поменять в жизни, впечатление, что вы занимаетесь не своим делом или постоянно что-то не успеваете, - скорее всего, вы сами снижаете эффективность своей жизни, и тогда вам действительно важно задуматься над вопросом управления ею, в том числе через изучение методик работы со временем.

Аллея в перспективу

Напишите (или проговорите, хотя письменная фиксация в разы повышает эффективность работы с целями) свою основную цель на ближайший год, 3 цели на ближайшие 3 года, и 10 целей на ближайшие 5 лет (если они у вас где-то уже написаны, можете не переписывать).

Ответьте на вопросы:

• Насколько легко вам далось формулирование целей?
• Насколько получившиеся формулировки радуют вас?
• Насколько это ваши, а не придуманные кем-то (родными, близкими, обществом) цели?
• Насколько цели реалистичны и обеспечены ресурсами?

Если у вас есть цели, они четко сформулированы, ограничены конкретными сроками, зафиксированы и радуют вас, - отлично, вы знаете куда и зачем идете, и тем самым значительно повышаете эффективность своей жизни.

Если вам сложно сформулировать цели, они кажутся надуманными, формируются в большей степени из высказываний окружающих людей, не вдохновляют вас, - скорее всего, вы снижаете эффективность своей жизни бесцельностью своих каждодневных действий или следованием чужим целям.

Приоритеты

Напишите 7-10 ключевых жизненных сфер, значение которых для вас высоко (они могут быть различными по масштабу и формату, главное, что каждая из них должна быть важна для вас). Это могут быть такие сферы, как: работа, семья, здоровье, отношения, общение с друзьями, хобби, спорт и т.п.

Ответьте на вопросы:

• Какая сфера для меня на каком месте по важности? (расставьте для себя их приоритетность, от единицы до последней цифры, проделайте то же самое с целями на три и пять лет, а также и год, если там больше чем одна цель).
• Какие две сферы дадут мне наибольшую эффективность?
• От какой сферы (каких сфер) я смогу вообще отказаться, чтобы развить первые по приоритетности?

Приоритеты – это последовательность приложения ваших сил.

Если вам легко дается расстановка приоритетов, вы без сомнений обозначаете самые важные сферы и то, от чего вы готовы отказаться, - отлично, вы понимаете к чему и какие усилия важно прикладывать и тем самым повышаете свою эффективность.

Если вопрос приоритетности поставил вас в тупик, вам кажется, что все сферы одинаково важны и ни от одной отказаться невозможно, - скорее всего, вы снижаете эффективность своей жизни через «распыление» сил сразу на большое количество направлений.

Ежедневник с идеями

Ответьте себе на несколько вопросов:

• Как часто вам в голову приходят новые интересные идеи, связанные с вашими занятиями и в принципе вашей жизнью (формат «а вот здорово было бы» также считается идеей!)?
• Каким образом вы фиксируете эти идеи?
• Сколько идей вы воплотили за последний год?
• Когда была воплощена последняя?

Если на все вопросы вы ответили без труда и даже открыли блокнот (страницу ежедневника, картотеку с идеями и т.п.) для записи очередной идеи, пришедшей во время чтения статьи, - отлично, вы прислушиваетесь к себе и тем самым значительно повышаете эффективность своей жизни.

Если приходящие вам идеи вы обычно отбрасываете в силу нехватки времени и сил, опасений, что их невозможно воплотить, если они почти всегда забываются, у вас нет места для их фиксации, или вы просто посчитали, что вам не приходят в голову идеи, - скорее всего, вы снижаете эффективность своей жизни за счет постоянного выполнения «надо» вместо «хочу». Путь отсюда – также через работу с жизненными приоритетами.

Некто в колесе

Сядьте, расслабьтесь, вспомните последний месяц своей жизни.

Оцените, какой процент времени вы жили с чувством, что вы все успеваете, и у вас на все хватает времени. Вспомните конкретную дату, когда в последний раз вы смогли посвятить время исключительно себе, побыть «здесь и сейчас» (неважно, занимаясь любимым делом, любуясь красотами природы, расслабляясь в СПА-салоне и т.п.).

Если процент, выставленный вами, выше 50, и вы без труда вспомнили день или часть дня, посвященный исключительно себе, - отлично, вы хорошо планируете свою жизнь, даете себе расслабляться и тем самым повышаете свою эффективность.

Если вам сложно вспомнить время, когда вы были расслаблены и находились в моменте, или этот день, вспомнившийся вам, состоялся более месяца назад, а большую часть времени вам сопутствует ощущение неуспевания, - скорее всего, вы снижаете эффективность своей жизни через неграмотное ее планирование и не даете себе отдыхать.

Поглотители времени

Напишите список действий, за которыми вы можете проводить длительное время, которые «затягивают», но не являются способом отдыха и не способствуют достижению ваших целей.

Очень часто таковыми «черными дырами» являются:

• Сидение перед телевизором;
• Компьютерные игры/ социальные сети/ серфинг в интернет;
• Перфекционизм (постоянное переделывание и доделывание того, что и так уже отлично выполнено – от работы до уборки дома);
• Бесконечные, повторяющиеся «по спирали» разговоры с родственниками и знакомыми;
• Чтение развлекательной литературы/ бульварной прессы/ глянцевых журналов, не несущих информационной нагрузки и т.п.

Это и есть «поглотители» времени, которые оттягивают время от действительно важных дел и прежде всего, от достижения жизненных целей. Ни в коем случае не путайте их с хобби, которым вы занимаетесь с «погружением», получая истинное удовольствие.

Если вам сложно составить список таких занятий,  вы убеждены, что не тратите время зря и большая часть ваших действий осознанна, - отлично, вы тратите время с умом.

Если ваш список поглотителей легко пополняется, вы часто не замечаете, куда уходит время, с досадой констатируете, что в очередной раз «залипли» на неконструктивных действиях, - скорее всего, вы снижаете эффективность своей жизни, позволяя поглотителям времени буквально «сжирать» вашу жизнь.

Форс-мажоры

Вспомните последние «непредвиденные» события, которые нарушали ваши планы. Невовремя севший в кафе ноутбук, не давший ответить во время ланча на важное письмо, «неожиданно» отключенный за неуплату интернет, внезапно возникший на вашем пути ремонт дороги, поспособствовавший опозданию на серьезные переговоры и т.п.

Оцените, какой процент из этих сбоев можно было предугадать?

Если из подобного рода событий вам приходит в голову одно-два, и те из серии упавшего ночью от ветра дерева, - отлично, у вас работает навык прогнозирования, и тем самым вы повышаете эффективность своей жизни.

Если же события из серии форс-мажоров возникают у вас чуть ли не ежедневно и особенно повторяются, - скорее всего, вы снижаете эффективность своей жизни именно через неразвитые навыки прогнозирования.

Олень

Обращаясь к образу, пришедшему из банковской сферы, хочется коснуться вопроса людей, которые нас окружают.

Составьте на листе два списка: в один внесите всех тех людей, общение с которыми доставляет вам искреннее удовольствие, стимулирует, повышает настроение, помогает двигаться и достигать результатов, неважно, родные ли это, коллеги, знакомые знакомых… Во второй внесите всех тех, взаимодействие с кем является скорее навязанным, висит над вами «дамокловым мечом», раздражает, вызывает неудовольствие.

Сравните оба списка. Какой из них длиннее? Какой вызывает более яркие эмоции?

Если первый – отлично, вы окружили себя людьми, повышающими вашу продуктивность, и тем самым повышаете эффективность своей жизни.

Если второй – скорее всего, вы снижаете эффективность своей жизни посредством демотивации себя самого.

Задумайтесь, почему получилось именно так? Зачем в вашем окружении преобладают именно эти люди? Что вам дает взаимодействие с ними? Возможно, вам стоит поработать с жизненными приоритетами и тогда автоматически ваше окружение начнет меняться.

Итак, вы продиагностировали себя по нескольким направлениям, задумались, записали ряд важных для себя моментов.

Что с этим делать, краткая инструкция.

1. Напишите свои жизненные цели. Возьмите тот срок, который вас вдохновляет сильнее всего – год, три, пять, десять, или даже всю жизнь. Проверьте, чтобы цели были конкретными, реалистичными, экологичными для вас (не противоречили вашим ценностям и жизненным принципам), чтобы (самое главное!) они были вашими, а не придуманными кем-то. Можете воспользоваться всемирно известной методикой SMART. Если ваши цели написаны – пересмотрите их, внимательно перечитайте, откорректируйте. Кстати, если вы взяли за основу длительный срок – помните о необходимости регулярной коррекции целей.

1. Расставьте приоритеты. Вы можете это сделать прямо с целями (на первое место поставьте самую важную для вас цель, далее – вторую по важности и т.п.) или с основными жизненными сферами. Здесь отлично подойдет методика «колесо жизненного баланса». Выделите 20% целей (или сфер, или направлений), которые дают вам 80% жизненной эффективности (принцип Парето), и сконцентрируйте внимание именно на них.

1. Напишите ближайшие действия (конкретные шаги), которые вы осуществите в ближайшие 72 часа по достижению каждой из приоритетных целей (или в рамках каждой из приоритетных сфер).

1. Для работы с собственной «белкой в колесе» проведите хронометраж, или фотографию своего дня (только рабочего или всех суток). Для этого в течение 1-2 недель (лучше двух) поминутно записывайте все свои действия, обращая внимание также и на работоспособность в разное время суток. По окончании хронометража проанализируйте, какие функции занимают сколько времени, насколько каждая из них коррелирует со списком приоритетов, как каждое из действий способствует вашему движению к целям. Подумайте, как можно перераспределить временные затраты для соблюдения приоритетов.

1. Из все той же фотографии дня выделите свои типичные «поглотители времени», запишите их в отдельный список и повесьте этот список на видное место. Каждый день отмечайте, сколько времени вы тратите на тот или иной поглотитель, обязательно поощряйте себя, если вместо привычного действия вы совершили что-то, движущее вас к целям. Если ваши родственники в курсе, вы можете также вовлечь их в работу над повышением вашей эффективности, например, через договоренность об обратной связи (пусть сообщают вам о тех моментах, когда вас засасывают поглотители).

1. Отдельно проработайте списки как будто «непредвиденных» событий (форс-мажоров), появление которых можно было спрогнозировать и заранее к ним подготовиться. Составьте план действий по минимизации подобных событий.

1. С учетом анализа фотографии рабочего дня, типичных поглотителей, форс-мажоров, а также работоспособности в течение дня, составьте наиболее приемлемый для себя график дня. Необязательно делать его жестким, для первого шага вполне хватит приблизительной сетки, в которой указаны часы вашей наибольшей и наименьшей эффективности, пиков и спадов физической и интеллектуальной активности (в процессе составления вам могут помочь графики суточной работоспособности жаворонков и сов, которые можно найти в Интернет) .

1. Проработайте списки окружающих людей, помогающих вам в достижении целей (в том числе и вдохновляющих вас на это), и тормозящих ваше к ним движение. Составьте список ближайших шагов по увеличению соотношения людей в сторону первого списка. Шаги могут быть очень разными – от вовлечения людей из второго списка через «эмоциональное заражение» своими целями и идеями до отказа от контактов с кем-то из второго списка и новых знакомств.

1. Обозначьте отдельное место для фиксации своих идей. Это может быть страничка ежедневника, специальный блокнот, лист бумаги, прикрепленный на стену, электронный документ, картотека, не важно. Важно то, что записывая свои идеи вы, с одной стороны, не даете им пропасть и повышаете свои шансы на их воплощение, с другой – высвобождаете место для формирования новых, еще более интересных идей.

Вот буквально несколько рекомендаций по «управлению временем». Обратите внимание, что только небольшое их количество имеет прямое отношение к экономии времени, большая же часть ориентирована на работу с целями и приоритетами, и, тем самым, с личной эффективностью.

 – удачи в управлении собственной жизнью!

Автор: консультант по управлению  компании «А-Консалтинг» Гулимова Анна

http://www.hr-portal.ru